Las tareas de mañana no las puedo hacer hoy,
por eso las dejará para mañana,
hoy hago las de hoy, y bien hechas. Og Mandino
Hace ya un par de años, llevé el curso de Og Mandino. Uno de los temas principales que expone es: La organización del tiempo. Para lograrlo se necesita un compromiso personal, establecer metas de vida y para ello, es necesario conocerse y concretar las ideas de forma sencilla, clara y por escrito. Mentiría si aseguro que sé qué haré con mi vida. Lo único que tengo claro de ésta vida es que quiero aprovecharla. Mi consejo es que, si no se tienen las metas por escrito, no se pueden evaluar y lo que no se evalúa, difícilmente se mejora. Para alcanzar ese fin máximo: la felicidad, se necesita de metas claras, actuar y tener una definición propia para esa palabra.
Personalmente, sé que quiero ser feliz. Me encanta la arquitectura y Guatemala. Divagando entre ambos temas, me encontré con la política y el turismo, mis otras dos pasiones. Además, tengo amigos espectaculares y una familia muy unida. En ese amor profundo por Guatemala, también se me cruzó el voluntariado y desde entonces forma parte de mi vida diaria y me llena de energía. "Poder sentirme feliz" significa poder combinar éstos campos de mi vida, sin olvidar el "mantenimiento propio".
Para darme mantenimiento me gusta leer (de todo), conversar, asistir a conferencias, participar en actividades al aire libre, dormir, descansar, ejercitarme en el gimnasio o simplemente, salir a perderse por ahí. Todo ésto también requiere tiempo.
Entonces, estamos hablando de Arquitectura, Política, Turismo, Guatemala, Voluntariado, Seres queridos y mi mantenimiento personal. No hay que prestar atención al orden, sino a la diversidad de aspectos que cumplir. Son varios y complicados de relacionar cuando se trata del recurso mas escaso de la vida: el tiempo. ¿Una sola vida para tantos temas? ¡Debo intentarlo!
En la búsqueda de respuesta a: ¿Quién es el único responsable de aprovechar el tiempo? ¿Lo estoy logrando?, he estado leyendo libros, buscando en Internet, vídeos, retomando apuntes de clases pasadas y probar distintas aplicaciones con las cuales espero llegar a ayudar si se encuentran por el mismo camino y ahora comparto algunas de las conclusiones.
"Administrar mi tiempo, es administrar mi vida"
Necesitas:
- Decisión.
- Ser diplomático y elegante para decir NO.
- Alejarte de los Ladrones del tiempo.
- Una agenda por escrito o electrónica, pero clara.
- Formar el hábito de usar tu tiempo responsablemente.
- Tener una objetivo que te inyecte energía cada día: Si puedes creerlo, puedes lograrlo.
- Mi recomedación usar Chrome y las herramientas de Google sincronizando celular, computadora, etc.
- Pizarra en el lugar de trabajo o en casa.
- Aunque a veces, sea necesario apagar todo para tener momentos de verdadero silencio y concentración.
¿Cómo uso mi agenda?
- Prefiero lapicero porque así me da esa sensación de un "inamovible" respeto por lo que ya he escrito.
- Uso letra grande y clara.
- Conforme se avanza en la cantidad de actividades, se aprende a conocer los propios límites y poco a poco se es mas efectivo.
- Yo prefiero colocar metas diarias, aproximadamente 3 actividades de mediana concentración.
- Si ya no hay espacio para apuntar otra actividad, tampoco habrá tiempo. ¡Meta para el siguiente día!
- Si son tareas, primero el tema al que pertenece/asignación/tiempo estimado. Ej. Estudios, Clase Historia, Terminar lectura, 2h.
- Si son reuniones: día, hora y duración, lugar, tema, con quién (si es relevante), qué material o equipo debo preparar, código de vestuario.
- Ser puntual, requiere tiempo.
- Coloco un asterisco, que indica que es sumamente importante/urgente, y fuera del margen del texto, así tiene mayor jerarquía visualmente y es fácil de ubicar en la hoja.
- Si el asterisco esta circunscrito en un círculo es porque es inamovible importante/urgente.
- Coloco un cheque en las realizadas. No hay nada más feliz que ir marcando el progreso y cuando se llega el final del día: ¡Una hoja llena de metas concluidas!
- Si el día acaba, simplemente tacho las que tuve que re-agendar. Después de todo, hay mas tiempo que vida.
- Sugiero organizar "las tareas del día" y por aparte "la agenda del día", para lograr así considerar los espacios que tienes para trabajar ordenado por actividades prioritarias y dimensionar el tiempo que estarás participando en las reuniones.
- Revisar la agenda constantemente: la consulto al iniciar el día, al terminar una tarea o cuando me asignan nuevas tareas.
- No puedes volar, asigna un tiempo prudente que tardarás en movilizarte de una actividad a otra. Por ej. Si esta lloviendo, en Guatemala el tráfico es aún peor.
- Antes de asumir un compromiso, verifica tu agenda (Importante: tenerla al alcance de tu mano).
- 10 minutos antes de empezar el día, organiza que vas a hacer. Quizás al principio debas usar 20mins en lo que creas el hábito. Lo aconsejo después de desayunar.
- Un tiempo para todo: comer, organizar, ver correo, hablar por teléfono, etc.
- Es mejor asignar un horario específico para leer el correo.
- Es mejor no acumular trabajo, pronto se acumula un largo listado de correos no respondidos y pendientes que más tarde sobrecargan tu mente. Sobretodo, en actividades creativas, una mente sobrecargada no funciona correctamente.
- Invertir tiempo en la búsqueda de métodos mas efectivos de hacer sus tareas: menos clicks, más tiempo.
- Se capaz de visualizar el todo de lo que hay que hacer, para subdividirlo en tareas que sean manejables. Así la carga se redistribuye y de repente, ¡Meta finalizada!
Metas son:
- Específicas
- Medibles
- Orientadas
- Relevantes y realistas
- Oportunas en el tiempo
La tarea es diaria.
- Improvistos o cambios del plan, también pensar en la flexibilidad. Lo que no es flexible, se termina por romper.
- Cuando un imprevisto se presenta, evaluar si se debe resolver con urgencia o si puede esperar para terminar la tarea que ya se estaba realizando.
- Apagar las redes sociales temporalmente, si es urgente llamarán.
- Si llaman por tercera vez, definitivamente debe atenderse la llamada.
- Las malas noticias vuelan, así que no hay que estar preocupados por enterarse, porque ese tipo de noticias llegan porque llegan.
- Tareas que necesitan mayor concentración y lentitud por su rigurosidad. Buscar el mejor horario y el mejor lugar para trabajar en ellas.
- Hasta abajo de las tareas del día, coloco las tareas que forman parte de realización de un proyecto por fases, pero la entrega es en otra fecha.
- Para las fechas de entrega también les coloco un asterisco con un círculo para indicar su inamovilidad e importancia.
- Cuando he terminado mis asignaciones del día, reviso las fechas próximas para saber que es lo que esta por venir y si puedo adelantar algo, adelanto.
- Lo del día es del día. No se vale postergar por pereza.
Ambiente
- El espacio en el que trabajas, es mejor si esta ordenado y limpio.
- Tener exclusivamente los elementos que utilizas para trabajar sobre el escritorio.
- Un control adecuado al ruido para evitar distracciones.
- Utilizar la mejor luz para el trabajo que estas desempeñando.
- El paso de personas realizando actividades de concentración, es mejor evitarlo.
- Establecer si trabajas mejor de día o de noche.
Incentivos
El ser humano trabaja mucho mejor con un sistema de incentivos. Si utilizas la herramienta de Pomodoro Daisuki, en esos tiempos de descanso puedes aprovechar para comprar un helado, llamar a un amigo, leer algo que te gusta, sentarte a reflexionar, dormir una corta siesta, etc. Ésto ayuda a relajarse, refrescarse y regresar a trabajar con mayor entusiasmo
Trabajamos para poder vivir, no vivimos para trabajar. Entonces, no hay que dedicar todo el día a trabajar, aunque a veces es necesario en épocas donde el trabajo se concentra, pero saber que es una pequeña excepción y evitar que se repita. Realizando éste tipo de esfuerzos he logrado tener mayor tiempo para estar con mis seres queridos, ejercer activamente mi voluntariado y poder dedicar tiempo a los temas que me apasionan.
Espero sea de utilidad.
Vídeo
http://www.youtube.com/watch?v=Uct5hYztt3Q
Otros:
http://www.slideshare.net/PosgradosTecGdl/presentacin-manejo-del-tiempo-1
http://www.reunidosonline.com/ebooks/Guia_Practica_Para_Una_Eficaz_Administracion_Del_Tiempo_Luis_Ravizza.pdf
http://www.slideshare.net/antpablo/organizacion-tiempo-presentation
